Moltes vegades en acabar una reunió de treball tenim la sensació que hem perdut el temps. Et sents identificat? No és casualitat, ja que molts líders no saben com portar una reunió de treball efectiva amb el seu equip. Com ho podem fer? Avui descubriras 10 Tips perque les teves reunions de treball siguin efectives.
Primer de tot, hem de valorar si realment és necessària o no. Fa falta reunir-me, ho puc solucionar amb un correu? Però el realment important i què preocupa a tot implicat és com fer que la reunió de treball sigui efectiva. Per això, és important elaborar una planificació prèvia i seguir unes certes indicacions per a garantir la productivitat.
A continuació, t’explicarem 10 tips perquè les teves reunions de treball siguin efectives i fomentin la productivitat del teu equip:
1. Objectiu de la reunió de treball
És imprescindible tenir clar per què convoques una reunió i què és el que cerques en ella. Tota reunió ha de tenir uns objectius clars, d’aquesta manera en finalitzar-la aquests haurien de quedar resolts.
2. Planifica i informa del motiu de la reunió amb antelació
Quan tinguis clars els objectius de la reunió, has d’informar d’això a tots els implicats en la reunió de treball. D’aquesta manera, aquests es podran preparar el meeting amb antelació i fer que la reunió de treball sigui més efectiva i no els enxampi per sorpresa.
3. Qui ha d’acudir?
Convidar solament a qui sigui necessari, clients, proveïdors o membres del teu equip, és clau per a l’efectivitat d’aquesta. És més efectiu fer petites reunions, de no més de cinc persones, que vingui gent per a “omplir la sala”.
4. L’espai
L’entorn és clau per a fer una reunió amena i còmoda, a tenir en compte que aquesta ha de complir amb tots els requisits i materials necessaris perquè el seu desenvolupament sigui el correcte. Si ets freelance i treballes des de casa, pots llogar una sala de reunions com les que tenim en el nostre coworking quan tinguis les teves reunions. Comptar amb un espai adequat transmetrà una imatge molt més professional.
5. Seguiment
Fer un seguiment de la reunió és clau per a controlar que el teu objectiu ha estat complert, d’aquesta manera mantens el contacte amb els involucrats i realitzes un continuïtat d’aquesta.
6. El temps és or!
Puntualitat. Tots els involucrats han d’assistir a l’hora marcada per a l’inici i així poder complir amb la durada programada de la reunió. El recomanat per a tenir reunions de treball efectives és que tinguin una durada aproximada d’uns 45 minuts i realitzar-les a primera hora del matí per a evitar, d’aquesta manera interrupcions en el treball.
7. Fases d’una reunió de treball
Per a evitar desviacions, la reunió haurà de començar tractant els punts més importants, és a dir el principal motiu pel qual s’ha convocat. Seguidament proposa els punts següents a tractar per a aconseguir els objectius marcats.
8. Opinions
Un dels aspectes importants d’una reunió de treball és fer sentir important a tots els assistents de la reunió, és clau que tots exposin les seves idees i suggeriments sobre aquest tema. Al mateix temps, el líder de la reunió haurà de fer de mediador, per a evitar que es formin bàndols d’opinió que acaparin la conversa i consumeixi tot el temps.
9. Dubtes
Abans de donar per finalitzada la reunió, és interessant deixar uns minuts per a resoldre dubtes o suggeriments. Aquest moment és clau perquè tots els involucrats en el meeting surtin amb la mateixa opinió i siguin conscients del desenvolupament del projecte.
10. Documentar i compartir
El més important, posteriorment a la reunió, és elaborar un resum complet amb les mesures proposades, les conclusions i els passos a seguir i enviar-lo de manera individual als assistents.
Aplicant aquests senzills tips veuràs com a poc a poc aconsegueixes tenir reunions de treball efectives i molt més productives, tant amb els teus clients com amb els teus col·laboradors i altres membres del teu equip.
Per això nosaltres a Flocs Coworking posem les nostres sales a la teva diposició perque organitzis les tevés reunions i siguin més productives. Contacta’ns sense compromís!
També et pot interessar: Quins són els beneficis de formar part d’una comunitat de coworking?